Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder veelomvattend begrip. Bij de rechtmatigheids-verantwoording is er een duidelijk relatie met het financiële beheer. Er moet worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap.

In overeenstemming met de reguliere controlcyclus zijn Verbijzondere interne controles (VIC) uitgevoerd over de periode januari tot en met juli 2023. Wij rapporteren hieronder over fouten en onduidelijkheden boven de rapporteringstolerantie van € 200.000.

Samenvattend beeld

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden tot en met juli 2023 bedraagt € 4,7 miljoen. Er zijn geen onduidelijkheden. Gespecificeerd per proces zijn deze in onderstaande tabel weergegeven:

Bevindingen per proces nader toegelicht

Inkoop en aanbestedingen

Bevindingen

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden is € 4.720.000. De onrechtmatigheden betreffen reeds lopende contracten van voorgaande jaren (totale omvang € 495.000). Wij nemen net als in voorgaande jaren de daadwerkelijke kosten van deze contracten in het boekjaar als onrechtmatigheid.

Opvang vluchtelingen Oekraïne

Onze gemeente heeft net als veel andere gemeenten de taak op zich genomen om vluchtelingen op te vangen en heeft een taskforce opgericht die de aansturing doet op alle werkzaamheden in dit kader. Aangezien de eerste vluchtelingen al heel snel onze gemeente zouden bereiken, moest onverwijld opvang worden geregeld. De opvang van de vluchtelingen uit Oekraïne vindt deels plaats in hotels waarmee in 2022 overeenkomsten zijn afgesloten voor het boekjaar 2023 en voor één hotel ook voor het jaar 2024. Naast de hotelopvang zijn ook kosten noodzakelijk voor het regelen van ondersteuning van de vluchtelingen om een humanitair bestaan te organiseren. Ten slotte wordt extra gebruik gemaakt van beveiligingsbedrijven.

De dienstverlening van de hotels is aanbestedingsplichtig aangezien de totale omvang van de kosten de Europese drempelwaarde van € 750.000 overschrijdt. Dit is ook het geval voor de dienstverlening voor beveiliging respectievelijk ondersteuning, hierbij is een drempelwaarde van € 214.000 van toepassing. Bij de initiële opvang van de vluchtelingen was sprake van ‘dwingende spoed’, waardoor een Europese aanbesting niet noodzakelijk was en de gemeente direct afspraken kon maken om een humanitaire opvang te realiseren. De kanttekening dient gemaakt te worden dat met het beroep op ‘dwingende spoed’ slechts de periode overbrugd mag worden tot er stabielere oplossingen kunnen worden gevonden, zoals een contract dat via de reguliere of versnelde Europese aanbestedingsprocedure wordt aangegaan. De periode van ‘dwingende spoed’ liep tot 1 april 2023.

De noodzaak om opvangplekken te realiseren voor ontheemde Oekraïners is na 1 april 2023 nog steeds aanwezig. Uit humanitair oogpunt is rust in de opvang van deze mensen gewenst. Om verhuizing te voorkomen hebben wij besloten om geen Europese aanbesteding te volgen. De Oekraïense ontheemden (veelal moeders met kinderen) zijn inmiddels wat gesetteld. De kinderen gaan naar school en de meeste volwassenen werken. Er is een groep met psychische problemen. Daarnaast is het onzeker of de hotels waarin de Oekraïense vluchtelingen nu gehuisvest zijn zouden inschrijven op de aanbesteding. Daardoor ontstaat het risico dat er opvangplaatsen verdwijnen, hetgeen tot acute problemen leidt. Vanuit al deze perspectieven achten wij het niet humaan en tevens niet wenselijk om een Europese aanbestedingsprocedure te volgen bij de opdrachtverlening van de opvang van Oekraïense vluchtelingen.

Het gevolg van dit besluit is een financiële onrechtmatigheid. De omvang van de geconstateerde onrechtmatigheid tot en met juli 2023 bedraagt € 4.720.000. Voor het jaar 2023 loopt dit op tot ongeveer € 10 miljoen en overschrijdt daarmee de tolerantiegrens van € 5,2 miljoen. Deze financiële onrechtmatigheid zal worden vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording en integraal opgenomen in de Jaarstukken 2023.

Om continuïteit in de opvang te blijven garanderen is een contract met één hotel voor 2024 gecontinueerd. Hierdoor zal met een redelijke mate van zekerheid in 2024 eveneens de tolerantiegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van € 5,2 miljoen worden overschreden.

Geïnitieerde acties

Het uiteindelijke doel is om alle Oekraïense ontheemden op te vangen in een semi-permanente locatie en te stoppen met de hotelopvang voor Oekraïense ontheemden. Een lang verblijf in een hotel is geen gezonde woonomgeving. In de tussentijd willen we zo min mogelijk ‘schuiven’ met mensen. Wij maken hierbij voortdurend een afweging tussen humane gronden en de naleving van vigerende wet- en regelgeving.