Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder veelomvattend begrip. Bij de rechtmatigheidsverantwoording is er een duidelijk relatie met het financiële beheer. Er moet worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap.

In overeenstemming met de reguliere controlcyclus zijn Verbijzondere interne controles (VIC) uitgevoerd over de periode januari tot en met juli 2025. Wij rapporteren hieronder over fouten en onduidelijkheden indien het totaal aan fouten en onduidelijkheden de rapporteringstolerantie van € 200.000 overschrijdt

Samenvattend beeld

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden tot en met juli 2025 bedraagt € 12,6 miljoen Er zijn geen onduidelijkheden. Gespecificeerd per proces zijn deze in onderstaande tabel weergegeven:

Bevindingen per proces nader toegelicht

Inkoop en aanbestedingen

Bevindingen

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden is € 12,6 miljoen. De onrechtmatigheden betreffen al lopende contracten van voorgaande jaren (totale omvang € 0,5 miljoen) en de kosten voor de opvanglocatie ontheemden uit Oekraïne (totale omvang € 12 miljoen). Wij nemen in overeenstemming met voorgaande jaren de daadwerkelijke kosten in het boekjaar ingevolge deze contracten als onrechtmatigheid. In 2025 zijn geen nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd.

Lopende contracten

De onrechtmatigheden betreffen al lopende contracten van voorgaande jaren (totale omvang € 450.000). Wij nemen in overeenstemming met voorgaande jaren de daadwerkelijke kosten in het boekjaar ingevolge deze contracten als onrechtmatigheid op.

Opvang ontheemden Oekraïne

De opvang van de ontheemden uit Oekraïne vindt vanaf begin maart 2022 plaats waarvoor overeenkomsten voor kortere en langere termijn zijn afgesloten. Wij hebben in 2024 acties geïnitieerd om de omvang van de onrechtmatigheden voor de opvang te verkleinen. Om dit doel te realiseren zijn de activiteiten met betrekking tot de beveiliging en het regelen van de ondersteuning in 2024 Europees aanbesteed. Als gevolg hiervan kwalificeren vanaf 1 juli 2024 alleen de kosten van één opvanglocatie als onrechtmatig. Wij hebben besloten om deze onrechtmatigheid te accepteren (10332311). Dit besluit is hoofdzakelijk ingegeven door sociale componenten bij de opvang van de ontheemden. Hierbij valt te denken aan het in alle rust kunnen bijkomen van de verschrikkingen en het opbouwen van een tijdelijk nieuw leven, waaronder het stabiel naar school laten gaan van de kinderen. Het contract is in juli 2025 verlengd met een jaar. Daarom resteert ook voor 2026 een onrechtmatigheid waarvan de omvang groter is dan de verantwoordingsgrens van 1% (naar verwachting € 6,8 miljoen).

Geïniteerde acties

Het uiteindelijke doel is om alle ontheemden uit Oekraïne op te vangen in een semipermanente locatie. Dit is ingegeven door het feit dat een lang verblijf in een tijdelijke opvanglocatie geen gezonde woonomgeving oplevert. In de tussentijd willen wij zo min mogelijk ‘schuiven’ met mensen. Wij maken hierbij steeds een afweging tussen humane gronden en de naleving van vigerende wet- en regelgeving. Vanuit dit perspectief is het contract met de opvanglocatie verlengd tot in ieder geval 31 december 2026. Wij hebben geen alternatieve mogelijkheden voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne.

Project Simulatietool ports MRA

Een incidentele onrechtmatigheid betreft de onderhandse opdrachtverlening in 2024 ten behoeve van een project om een simulatietool te ontwikkelen. Het betreft een aanbestedingsplichtige inkoopopdracht aan twee samenwerkende partijen waardoor de overeenkomsten niet los van elkaar kunnen worden gezien. Er is geconstateerd dat een onderbouwing ontbreekt voor de veronderstelling dat het hier om een subsidie gaat. De totale opdrachtwaarde van beide overeenkomsten bedraagt € 439.000 en deze hadden volgens een Europese aanbestedingsprocedure tot stand moeten komen. Het totaal aan onrechtmatige uitgaven over 2025 bedraagt naar verwachting € 175.000.

Geïniteerde acties

De opdracht is nog niet afgerond. De onrechtmatige situatie is opgelost indien de huidige overeenkomsten worden opgezegd, daarna aanbesteed wordt of als subsidie kan worden gekenmerkt, indien hiervoor een grondslag bestaat. Als het onwenselijk is de huidige overeenkomsten te beëindigen en deze zullen worden voortgezet, duurt de fout voort in de boekjaren 2025 en 2026.

Inhuuropdrachten

Twee andere onrechtmatigheden in 2024 betreffen de opdrachtverlening ten behoeve van inhuur van twee civieltechnisch projectleiders waarbij achteraf in 2024 de drempel voor Europees aanbesteden voor diensten is overschreden. Inmiddels zijn de oude overeenkomsten (en daarmee de onrechtmatigheden) beëindigd. De uitgaven in 2025 kwalificeren als onrechtmatig en bedragen voor de twee inhuuropdrachten tezamen € 54.000. De contracten zijn al beëindigd waardoor geen extra acties noodzakelijk zijn.