In januari van dit jaar heeft de raad de bestuurlijke kaders voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (2020.0003279) vastgesteld. Inmiddels is (in juni jl.) bekend geworden, dat de wetswijziging omtrent de rechtmatigheidsverantwoording door het college met een jaar is uitgesteld tot in ieder geval het verantwoordingsjaar 2022. Zoals afgesproken wordt het jaar 2021 daarom als pilotjaar gebruikt. Dit betekent dat in deze najaarsrapportage tussentijds gerapporteerd wordt over de geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen.

Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheids-verantwoording bestaat er een duidelijk relatie met het financiële beheer. Er moet worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotings-onrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap.

In overeenstemming met de reguliere controlcyclus zijn Verbijzondere interne controles (VIC) uitgevoerd over de periode januari tot en met april 2021. Wij rapporteren in de onderstaande paragraaf over fouten en onduidelijkheden boven de rapporteringstolerantie van € 200.000.

Samenvattend beeld

Tot nu toe is voor 2021 de voorlopige omvang van de fouten € 1.055.000 en onduidelijkheden € 200.000. Van de geconstateerde fouten bestaat € 215.000 uit kleinere fouten die onder de rapportagegrens vallen en daarom niet nader worden toegelicht. Gespecificeerd per proces zijn de fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens in Tabel 10 weergegeven.

Bevindingen per proces nader toegelicht

1. Inkoop en aanbesteding

Bevindingen

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden is € 840.000. De totale omvang van de onrechtmatigheid is 0,5% van de beïnvloedbare inkoop. Dit betreffen reeds lopende contracten van voorgaande jaren. In overeenstemming met voorgaande jaren worden de daadwerkelijke kosten in het boekjaar ingevolge deze contracten genomen als onrechtmatigheid. De VIC heeft geen nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd met betrekking tot nieuw aangegane contracten.

Geïnitieerde acties

De bevindingen geven geen aanleiding op thans acties te initiëren.

2. VIC Sociaal domein

Deelproces uitkeringen bijzondere bijstand Participatiewet

Bevindingen

De gemeente Haarlemmermeer verstrekt bijzondere bijstand in het kader van de regelingen 'Minima/Kindpakket' en 'Haarlemmermeer doet meer voor volwassenen'. De accountant rapporteerde in zijn accountantsverslag onrechtmatigheden inzake de toetsing van de prestatielevering van verstrekkingen in het kader van deze genoemde regelingen. Wij stellen vast dat deze onrechtmatigheden thans nog steeds van toepassing zijn, daar in het proces nog onvoldoende is geborgd dat achteraf de prestatielevering is aangetoond aan de hand van onderliggende bescheiden. Dit is conform de handelswijze die met de raad is afgesproken. Deze voldoet aan het zo snel mogelijk helpen van de inwoner, maar voldoet niet aan (later gekomen) wet- en regelgeving, waarop wordt getoetst. De totale omvang van de onrechtmatigheden is nog niet bekend, maar wordt ingeschat op € 200.000. Dit is als onduidelijkheid in Tabel 10 opgenomen.

Geïnitieerde acties

Medewerkers binnen de gemeente zullen aan de hand van een steekproef de prestatielevering van de aanwendingen in het kader van de regeling Minima/Kindpakket alsnog proberen aan te tonen. De geïnitieerde acties hebben tot doel om de mogelijke onrechtmatigheden voor het boekjaar 2021 te verkleinen, deze maatregelen zijn repressief van aard. Voor het jaar 2022 en verder wordt gestreefd naar een structurele oplossing om mogelijke onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.