Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder veelomvattend begrip. Bij de rechtmatigheidsverantwoording is er een duidelijk relatie met het financiële beheer. Er moet worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap.

In overeenstemming met de reguliere controlcyclus zijn Verbijzondere interne controles (VIC) uitgevoerd over de periode januari tot en met juli 2024. Wij rapporteren hieronder over fouten en onduidelijkheden boven de rapporteringstolerantie van € 200.000.

Samenvattend beeld

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden tot en met juli 2024 bedraagt € 13,6 miljoen. Er zijn geen onduidelijkheden. Gespecificeerd per proces zijn deze in onderstaande tabel weergegeven:

Bevindingen per proces nader toegelicht

Inkoop en aanbestedingen

Bevindingen

De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden is € 13,6 miljoen. De onrechtmatigheden betreffen reeds lopende contracten van voorgaande jaren (totale omvang € 0,6 miljoen) en de kosten voor de hotelopvang ontheemden uit Oekraïne (totale omvang € 13 miljoen). Wij nemen in overeenstemming met voorgaande jaren de daadwerkelijke kosten in het boekjaar ingevolge deze contracten als onrechtmatigheid. In 2024 zijn geen nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd.

Lopende contracten

De onrechtmatigheden betreffen reeds lopende contracten van voorgaande jaren (totale omvang € 632.000). Wij nemen in overeenstemming met voorgaande jaren de daadwerkelijke kosten in het boekjaar ingevolge deze contracten als onrechtmatigheid.

Opvang vluchtelingen Oekraïne

De opvang van de ontheemden uit Oekraïne vindt vanaf begin maart 2022 plaats in hotels waarmee overeenkomsten voor kortere en langere termijn zijn afgesloten. Wij hebben in 2024 acties geïnitieerd om de omvang van de onrechtmatigheden voor de opvang te verkleinen. Om dit doel te realiseren zijn de activiteiten met betrekking tot de beveiliging en het regelen van de ondersteuning in 2024 Europees aanbesteed. Als gevolg hiervan kwalificeren vanaf 1 juli 2024 alleen de kosten van de opvang in één hotel als onrechtmatig. Wij hebben besloten om deze onrechtmatigheid te accepteren (10332311). Dit besluit is hoofdzakelijk ingegeven door sociale componenten bij de opvang van de ontheemden. Hierbij valt te denken aan het in alle rust kunnen bijkomen van de verschrikkingen en het opbouwen van een tijdelijk nieuw leven, waaronder het stabiel naar school laten gaan van de kinderen.

Geïniteerde acties

Het uiteindelijke doel is om alle ontheemden uit Oekraïne op te vangen in een semipermanente locatie en dus te stoppen met de hotelopvang. Dit is ingegeven door het feit dat een lang verblijf in een hotel geen gezonde woonomgeving oplevert. In de tussentijd willen wij zo min mogelijk ‘schuiven’ met mensen. Wij maken hierbij steeds een afweging tussen humane gronden en de naleving van vigerende wet- en regelgeving. Vanuit dit perspectief is de hotelopvang voor één hotel gecontinueerd tot in ieder geval 31 december 2025.